Премирование и депремирование персонала

Экспертное мнение

26 апреля, 2024

Директор по юридическому консультированию «Мариллион» Любовь Грибанова рассказала о финансовых поощрениях и наказаниях сотрудников компаний.

Финансовая мотивация работников является важным и широко используемым инструментом повышения эффективности труда. С этой целью используются стимулирующие выплаты, которые являются составной частью заработной платы работника (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). В то же время виды премий, порядок и сроки выплаты, их предельный размер — всё это отдано на усмотрение работодателя и, как правило, закреплено в локальных нормативных актах работодателя, коллективных договорах или в трудовом договоре с работником.

Обратная сторона финансовой мотивации — депремирование. Эту меру работники воспринимают крайне болезненно, спорят и даже подают судебные иски к компании. Поэтому так важно точно следовать процедурам наложения взысканий и задокументировать условия выплат и невыплат премий — иначе возможны разногласия и с работниками, и с налоговыми органами:

Только экономически обоснованные премии принимаются к вычету для целей налога на прибыль;
Подробное и правильное изложение механизма премирования/ депремирования позволит минимизировать споры с работниками, в том числе в случае невыплаты премии, а если судебное разбирательство все же будет инициировано — укрепит позицию работодателя в суде.

Важно! Иногда руководители угрожают оштрафовать работника.

Но в Трудовом кодексе понятия «штраф» нет, его использование в локальных актах может сыграть против работодателя.

Налоговые вычеты и экономическая обоснованность премии

Если говорить о налоге на прибыль, премия может быть включена в состав принимаемых к вычету расходов на оплату труда, если:

Порядок и условия выплаты, а также механизм расчета премии закреплены в локальном нормативном акте работодателя, трудовом или коллективном договоре;
Расчет премии экономически обоснован и документально подтвержден в отношении каждого работника;
Премия не является произвольной и выплачивается за производственные показатели.

Таким образом, необходимо не только закрепить в локальном акте механизм расчета премии, но и обосновать этот расчет в отношении каждого работника.

Для этого применяется система ключевых показателей эффективности (KPI), которые устанавливаются работнику в зависимости от его должностных обязанностей. Система KPI хороша своей гибкостью — она позволяет выделить ключевые задачи в каждом периоде и правильно ориентировать работника на их выполнение, а также оценить качество и результат его труда в числовом выражении.

Корректно произведенная оценка выполнения КР и будет экономическим обоснованием премирования.

Прозрачность механизма премирования

Основная цель премирования персонала — стимулирование работников к достижению более высоких результатов труда, безупречному соблюдению своих должностных обязанностей и личному вкладу в рост и развитие компании. Для того чтобы эта цель была достигнута, необходимо, чтобы каждый работник четко понимал, за что именно он может быть премирован или депремирован.

Многие работодатели полагают, что, поскольку выплата или невыплата премии полностью находится в ведении работодателя, совсем необязательно доводить до сведения работников, как именно была рассчитана причитающаяся им сумма, а депремированный работник должен вообще сам понимать, за что он был депремирован. Однако это серьезное заблуждение.

Кажущаяся произвольность начисления и выплаты премиальных негативно влияет на коллектив, снижая мотивацию к труду, а депремирование не имеет воспитательного эффекта без четкого указания на его причины.

Следует отметить, что работникам не всегда легко разобраться с формулировками в локальных актах работодателя и соотнести их с реальными показателями своего труда.

Здесь на помощь может прийти дополнительное информирование коллектива о правилах и порядке начисления премиальных. Такое информирование может быть, к примеру, в форме презентации с изложением механизма премирования более понятным и простым языком, а также с примерами.

То же самое касается и механизма депремирования — необходимо выработать четкую систему и донести ее до персонала: в каких случаях и в каких объемах может быть снижена премия и в каких — не выплачена вовсе. Работодателю рекомендуется придерживаться выработанных им же самим правил, избегать необоснованного депремирования.

Споры с работниками — минимизируем риски

Даже при самой прозрачной и справедливой системе премирования неизбежны конфликты. Поскольку депремирование является одним из самых действенных и наиболее часто используемых механизмов воздействия на работника, нарушающего трудовую дисциплину, ситуации, когда лишенный части или всей премии работник категорически не согласен с решением работодателя, весьма нередки. Как и во многих других спорных ситуациях, работники, полагающие, что их обделили премиальными, обращаются в суд.

Рассмотрим, как подготовиться к такой ситуации, минимизировать риски и усилить позицию работодателя.

Трудовое законодательство не предусматривает основания для лишения работника премии, снова оставляя этот вопрос на усмотрение работодателя. Поэтому рекомендуется эти основания включить в локальный нормативный акт и ознакомить с ними работников. Здесь очень важны корректные формулировки в отношении условий премирования и лишения премии или сокращения ее размера.

В частности, не стоит в трудовом договоре с работником указывать, что премия (к примеру, ежемесячная) является частью заработной платы, которая выплачивается регулярно и в фиксированном размере. В этом случае работник при невыплате премиальной части может сослаться на ч. 2 ст. 22 ТК РФ, обязывающую работодателя выплачивать в полном размере причитающуюся работникам заработную плату в установленные сроки. Корректнее будет указать, что премиальная часть является стимулирующей выплатой, выплачиваемой на основании решения работодателя и в соответствии с локальным актом компании.

В локальном нормативном акте необходимо обязательно зафиксировать, что выплата премии является правом, а не обязанностью работодателя, а также прописать основания невыплаты. Такими основаниями, к примеру, могут быть:

Невыполнение работником целей и задач (КР), установленных на период, за который выплачивается премия;
Наличие дисциплинарного взыскания в периоде, за который выплачивается премия;
Различные нарушения работником трудовой дисциплины. К примеру: опоздания на работу, несоблюдение дресс-кода (разумеется, если он установлен в ПВТР) и даже беспорядок на рабочем месте - опять же, при наличии в локальном акте обязанности содержать его в чистоте (определение девятого кассационного суда общей юрисдикции от 03.08.2023 № 88-7163/2023);
Отсутствие у работодателя финансовой возможности выплаты премии;
Иные специфические основания, которые могут быть разными в зависимости от вида деятельности.

Рекомендуется максимально расширить список, поскольку в случае лишения работника премии по основанию, не прописанному в политике компании, суд может счесть такое решение безосновательным и обязать работодателя произвести начисление и выплату премиальных.

Например, третий кассационный суд общей юрисдикции в определении от 12.04.2023 по делу № 88-6425/2023 не признал тот факт, что в отношении компании проводится конкурсное производство, поводом лишать премии работника, которая входит в систему оплаты труда.

Каждый случай невыплаты премии или снижения ее размера рекомендуем оформлять документально. При этом ограничиваться только лишь приказом о лишении премии не стоит. Поскольку каждый такой факт потенциально может стать предметом спора, весьма полезно будет сразу задокументировать основания, по которым работодатель принял такое решение.

Зачастую, особенно в крупных компаниях, вопрос о выплате или невыплате премии передается на усмотрение руководителей подразделений. Чтобы избежать недочетов на местах, рекомендуется отдельно прописать процедуру депремирования в локальном акте.

В частности, в случае невыполнения работником установленных KPI документальным подтверждением может быть:

Заполненная непосредственным руководителем таблица выполнения KPI;
Служебная записка непосредственного руководителя;
Иные документы (например, если КРІ финансового характера - соответствующие финансовые документы за период).

В случае с дисциплинарным взысканием в первую очередь следует помнить, что лишение премии само по себе не является разновидностью такого взыскания и для применения этого основания необходимо сначала привлечь работника к дисциплинарной ответственности в строгом соответствии с ТК РФ. Напомним, что для этого требуется:

Выявить нарушение трудовой дисциплины;
Зафиксировать нарушение (на основании служебной записки ответственного лица и иных подтверждающих документов);
Запросить у работника объяснение по факту нарушения и дать ему два дня на его предоставление;
Получив (или не получив) в положенный срок объяснение, рассмотреть обстоятельства дела и решить вопрос о привлечении к дисциплинарной ответственности, принимая во внимание тяжесть проступка, наличие негативных последствий для компании, предыдущее отношение работника к труду, наличие у него дисциплинарных взысканий в прошлом, а также иные факторы, которые могли повлиять на ситуацию, в том числе в некоторых случаях даже погодные условия (определение N° 5-КГ19-98 судебной коллегии по гражданским делам Верховного суда РФ);
Издать приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности, не забыв при этом проверить, соблюдены ли сроки. Работник может быть подвергнут дисциплинарному взысканию в течение одного месяца с даты обнаружения работодателем нарушения. Срок давности самого нарушения — шесть месяцев с даты совершения, а в случае ревизии проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки - до двух лет.

При этом не следует забывать, что применение работодателем дисциплинарных взысканий также может быть обжаловано работником в суде.

Наличие у работника неснятого (непогашенного) дисциплинарного взыскания ранее достаточно широко применялось работодателями в качестве основания для лишения премии на весь срок его действия (напомним, взыскание считается неснятым в течение одного года) и являлось эффективным стимулом для работника к пересмотру своего отношения к труду в целях досрочного снятия взыскания.

Однако в 2023 году в дело вмешался Конституционный суд. Постановлением Конституционного суда РФ от 15.06.2023 № 32-П часть вторая ст. 135 ТК РФ признана не соответствующей Конституции РФ «в той мере, в какой она порождает возможность произвольного установления на локальном уровне правил исчисления отдельных выплат, входящих в состав заработной платы, и тем самым - во взаимосвязи с соответствующими положениями коллективного договора и (или) локальных нормативных актов - позволяет без учета количества и качества затраченного труда, а также иных объективных критериев уменьшать размер заработной платы работника, имеющего неснятое (непогашенное) дисциплинарное взыскание».

При этом федеральному законодателю поручено внести в кратчайшие сроки необходимые изменения в действующее правовое регулирование.

Другими словами, факт применения к работнику дисциплинарного взыскания за совершение дисциплинарного проступка может учитываться при выплате лишь тех входящих в состав заработной платы премиальных выплат, которые начисляются за период, когда к работнику было применено дисциплинарное взыскание.

Это означает, что, к примеру, работник может быть лишен ежемесячной премии в том месяце, в котором он понес наказание за дисциплинарный проступок, однако лишение его по этому основанию ежемесячных премий в следующих месяцах или же годовой премии не допускается.

Дополнительно Конституционный суд отметил, что лишение премии не должно приводить к уменьшению размера месячной заработной платы работника более чем на 20%.

С учетом таких выводов Конституционного суда практикуемая многими компаниями окладно-премиальная система оплаты труда, когда половина или даже большая часть ежемесячной заработной платы работника является премией, может потерять свою актуальность, а работодателям, использующим этот подход, учиться мотивировать персонал другими методами.

Соответствующие поправки в законодательство уже разработаны и рассматриваются Государственной думой. Часть вторую ст. 135 ТК РФ планируется дополнить следующим: «Работодатель не вправе создавать такие локальные акты, которыми устанавливаются правила оплаты труда, допускающие произвольное лишение (уменьшение размера) заработной платы работника (включающей, кроме прочего, стимулирующие выплаты, предусмотренные действующей у конкретного работодателя системой оплаты труда) в связи с совершением работником дисциплинарного проступка».

Все эти нюансы надлежит учитывать при разработке систем премирования и локальных нормативных актов, их закрепляющих.

Таким образом, депремирование непосредственно в связи с нарушением трудовой дисциплины или невыполнением требований различных локальных нормативных актов работодателя, с которыми работник был ознакомлен под подпись, выглядит более простым и надежным вариантом, поскольку позволяет миновать процедуру наложения дисциплинарного взыскания, которое мало того, что практически потеряло свою воспитательную функцию, так еще и может быть отменено судом.

Разумеется, документальная фиксация факта нарушения, как и в случаях с любыми другими основаниями, необходима.